基金会 Fund Accounting Procedures 为 Expenditures
阿肯色大学蒙蒂塞洛基金会基金是阿肯色大学的一部分
阿肯色
基金会,公司. (基础). One 的 roles 的 University 阿肯色
在蒙蒂塞洛
(bc365游戏; University) Office of 进步 is to manage 的 use of 基金 held in 的
基础
bc365游戏的好处. The Office of 进步 provides 程序 和 support to ensure
适当的
accounting 为 all gifts to 的 亚行基金. It also processes all payment
请求,
including scholarships, 为 的 use of 基金会 基金.
基金会基金可用于支持教学,研究和服务任务
的bc365游戏
通过购买设备或承保与之相关的费用
这些活动.
此外,基金会经费可用于其他合法的教育事业
和
advancement interests. In order to provide 为 consistency 和 uni为mity in 的 use
在这些基金中,
的 following guidelines are provided:
- 所有基金会资金的授权使用必须首先满足所规定的基本限制 捐赠者. Donor intent guides 的 use 的 基金.
- 所有支出预期合理,有直接的大学业务 目的, 和 to be compatible 与 和 enhance its educational mission.
澳门自治大学负责发展和大学关系的副校长可向您咨询
和 advice on expenditures of 基金会 基金. When appropriate, 的 Vice Chancellor
和/或
校长将与主管财政和行政的副校长进行磋商
基金会的
Executive Director, or 与 legal counsel. The Chancellor’s decision on 的 suitability of an
最终支出.
Permitted Expenditures from 基金会 Funds
注意:所有付款请求必须有适当的文件证明
的
支出,如原始发票、收据、参与者姓名、日期等
目的.
除捐赠人所施加的限制外,基金会资金可用于任何开支
这是。
permissible use of University 操作 基金. Examples of o的r permitted uses of
基金会
基金包括:
- Scholarships, in accordance 与 donor criteria. Scholarships 将 be awarded to students
通过 的 University’s normal 程序. 该基金会 将 reimburse 的 University
为 基金会 scholarships awarded - Reimbursement of salaries 和 fringe benefits to University accounts. 该基金会
将
not pay any compensation-related items directly. However, disbursements may be made to
reimburse University accounts - Expenses incurred in 的 recruitment of faculty, staff, or students
- (四)为实现合理和必要的募捐性支出
的
基金会的 fundraising goals - 一个校友关系的支出自然是合理和必要的,要树立一种态度
of
loyalty 和 support 为 的 University among bc365游戏 alumni - 履行办公室职责所必需的合理支出
的
大学校长、学术及行政会议成员 - 花:
- a University event or an event which benefits 的 University
- an ill employee, benefactor, or friend 的 University
- funeral of an employee, benefactor, or friend 的 University
- 由澳门大学管理层确定的合理和适当成本的个人礼品;
与本校有业务或晋升关系的人士
appreciation 的ir ef为ts - Alcoholic beverages used in official University entertainment
- Travel or meal expenses 为 an employee 和/或 guest 的 University. 目的
为
早餐/午餐/晚餐以及所有客人/参加者的姓名必须提供 与
收据 - 因公务旅行的车辆里程以不超过的速度计算
国家
approved mileage rate - 高速公路通行费及与商务旅行相关的停车费,带演示
of
收据 when available - Infrequent departmental social ga的rings 与 families
- 为大学员工及朋友准备的节日贺卡及装饰品
- 参加促进良好大学关系的活动所产生的费用
- Promotional materials
- Printing of University publications
- 邮资费用
Non-Permitted Use of 基金会 Funds
该基金会 将 not reimburse 为 any violations 的 law (e.g.,停车罚单;
移动
违反),或任何可能危及基金会税务状况的支出.
Ownership 和 Control of Items Purchased 与 基金会 Funds
基金会资金的使用必须符合捐赠人所声明的用途.
此外,
items purchased must always be used 为 的 stated 目的s. All items purchased 与
基金会
基金 become 的 适当的ty 的 University. Established University 程序 将
确定哪些
items 将 be placed on 的 University’s inventory. An annual inventory 将 be conducted
由
按照大学程序确保物品位于大学内
适当的地方
和 are being utilized as intended 捐赠者.
Significant Purchases
以1万美元或更多的价格购买单个物品或一组类似物品
要求
bc365游戏的财务和行政副校长,副校长事先审查
为
进步 和 University Relations, 和 Chancellor. All such purchases 将 be made
通过
的 bc365游戏’s Purchasing Office. The University 将 bill 的 基础 的 item(s).
分裂的
invoices or purchases to circumvent this procedure is not permitted.
在采购这些高成本项目时,bc365游戏采购办公室将利用竞争优势
招标程序. Bids may be obtained in writing or over 的 telephone, 和 at
至少三次投标
将 be obtained when possible. Quality, compatibility, ease of use, 和 maintenance
成本是
在接受除低标以外的投标时可考虑的因素之一. 的理由
为
除低标外的其他中标必须由申请人向副校长出示
为
进步 in writing 为 approval. If approved, 的 Vice Chancellor 将 submit
的理由
并批准bc365游戏采购办公室,该办公室将保留文件
的文件.
Segregation of Purchasing 和 Receiving Duties 为 基金会 Purchases
重要的是,职责要分开,以便采购和接收物品
没有被执行
由同一名员工. 基金会 purchases 将 be subjected to 的 same 程序
为
segregation 的se duties as University purchases.
Processing of Payment Requests 为 基金会 Funds
Payment authorization requests must have 适当的 approval. All University 阿肯色
基础上,
公司. 开立账户,转账,付款授权,以及
其他金融
批准需要预算经理,副校长的原始签名
进步
和大学关系,以及校长,或他们的官方代理人根据大学
操作
程序.
所有由基金会基金支付的请求必须得到适当的准备和支持.
之前
向基金会提交付款请求,bc365游戏的基金会会计和
项目
协调员将:
- Verify all required signatures are on 的 request
- Verify all required signatures are original. Signature stamps are not permitted
- 验证是否附加了支持请求的文档,例如发票或 收据
- Examine 的 invoice 和 收据 to verify au的nticity
- Verify that invoices 和 收据 add up to 的 total amount; foot 和 cross foot 的 invoices 和 收据, 和 attach footing documentation
- Verify project ID 和 account number
- 确保所开具发票的项目/服务符合捐助者对使用“ 基金
- 确保费用是根据本文件所允许使用的基金会资金
- Ensure that sufficient 基金 are available in 的 project. No invoice 将 be submitted 为 payment if 的re are not sufficient 基金
- 如果发票来自州外的供应商,核实是否已收取销售税. 如果没有,请将发票提交给学校,以便支付适当的使用税 汇出. 保存提交给大学的发票日志,并确保付款. 确保基金会收到帐单以偿还大学的使用税
- 确保付款授权包括支票发送的指示 directly to 的 vendor. Any deviation from this procedure must be approved 由 校长在“邮寄支票至”一栏旁签名
- 在付款授权书上签名,以表明上述所有项目均已核实
- 立即向副校长报告任何可疑的差异或违规行为 晋升和大学关系或校长,并停止付款程序. 有关不法行为、挪用公款或欺诈的指控将依法处理 与阿肯色大学董事会的政策,包括董事会 350年政策.1 “Fraud Policy” 和 355.1 “Whistleblower Policy.
联系信息:
bc365游戏 Vice Chancellor 为 进步 和 University Relations
邮箱3520
蒙特塞洛,ar71656
(870) 460-1028
2013年12月12日